Japón
Autenticación de texto extranjero
P1. ¿Qué es la autenticación de texto extranjero?
La autenticación de documento extranjero es la acreditación de un texto firmado de forma privada escrito en un idioma extranjero o japonés y para ser utilizado en países extranjeros.
Un documento firmado de forma privada es un documento privado (como un documento creado por un individuo o una empresa) que lleva la firma, la firma y el sello, o el nombre y el sello del autor.
La certificación de un notario prueba que el documento firmado de forma privada fue creado por la persona que lo creó.
En Japón, cuando se envía un documento privado a una oficina gubernamental o una empresa, es raro que se requiera que un notario público autentique el documento. Esto se debe a que Japón tiene un sistema de registro de fojas bien establecido.
Sin embargo, en países extranjeros, este no es el caso, y en la mayoría los documentos privados presentados a oficinas o empresas públicas requieren ser autenticados por un notario público.
Por lo tanto, la mayor parte de la autenticación de escritos privadas realizada por notarios es autenticación de documentos extranjeros que se presentarán en oficinas gubernamentales extranjeras, instituciones financieras, empresas y otras instituciones.
Autenticación al enviar documentos oficiales a países extranjeros
P2. ¿Qué debo hacer si una agencia o empresa de un gobierno extranjero me solicita que presente un certificado de registro de empresa certificado por un notario o un certificado de registro familiar individual?
Los certificados de información registrada para empresas y los certificados de información registrada para personas físicas son documentos oficiales creados por instituciones públicas, por lo que no pueden ser autenticados por un notario público. Los documentos oficiales son autenticados por la agencia pública que los emitió. El Ministerio de Relaciones Exteriores acepta la confirmación de sello oficial y la autenticación de apostilla para documentos oficiales emitidos por oficinas públicas y gobiernos locales en Japón.
Aunque se trate de un documento oficial, puede ser autenticado por un notario adjuntando una «Declaración»que no es un documento oficial, sino un documento privado creado por una persona privada, es decir, una escritura privada firmada, para que pueda ser autenticada por un notario público. Se autentica para enviar una copia certificada a un país extanjero.
P3. ¿Qué debo hacer si una oficina o empresa de un gobierno extranjero solicita una copia certificada de la aprobación de fabricación de medicamentos emitida por el Ministro de Salud, Trabajo y Bienestar a una empresa farmacéutica por un notario público?
Una copia certificada es un tipo de certificación notarial de que una copia es igual al original. Los notarios no pueden certificar documentos oficiales. El certificado de aprobación de fabricación del medicamento en cuestión también es un documento oficial, por lo que no se puede autenticar.
Por lo tanto, en la práctica, hay dos métodos.
Una: la persona contratada traduce el certificado de aprobación de fabricación del medicamento a un idioma extranjero, y el traductor hace la DECLARACION «Hablo japonés y el idioma extranjero con fluidez, y del documento oficial adjunto he traducido el contenido de buena fe.” El notario autentica esa declaración.
La otra: el director representante de la sociedad o persona que ocupe un cargo idóneo como certificador declare que `la copia adjunta del oficio es copia fiel del original, y los hechos son los descritos». Se crea así el «Certificado» y éste se autentica por un notario público.
P4. ¿Es posible autenticar documentos extranjeros por poder?
La autenticación por apoderado es un método en el que un apoderado autentica un documento en presencia de un notario público al certificar que la firma, la firma y el sello, o el nombre y el sello del documento pertenecen a la persona misma (9-1 «Tipos de autenticación «referencia»).
Si el firmante del documento a autenticar otorga un poder notarial, el agente puede ir a la oficina del notario y hacer que el documento sea autenticado por apoderado.
Sin embargo, es necesario comprender plenamente las intenciones de la otra parte en el país que presenta el certificado. Según la ley japonesa, la autenticación de proxy es válida porque hay un instrumento previo que lo respalda.
P5. En el caso de la autenticación de un certificado escrito en un idioma extranjero, ¿puede el notario público adjuntar una traducción del idioma extranjero al documento en japonés?
El texto de autenticación en sí está escrito en japonés. Sin embargo, como servicio, la mayoría de las oficinas notariales traducen el documento a un idioma extranjero (principalmente inglés), y el notario firma la traducción y la adjunta al documento.
P6. ¿Son lo mismo las declaraciones juradas y Affidavits?
La declaración jurada (generalmente traducida como «affidávit») es un documento que se jura extrajudicialmente ante un notario público u otra persona a cargo de jurar, afirmar que el contenido de la declaración es verdadero y firmar. Se utiliza en muchos países, incluidos el Reino Unido y los Estados Unidos. Incluso si tiene el título de » Affidávit «, no significa necesariamente que el documento tenga las mismas características legales que una «affidávit» (un documento privado certificado bajo juramento) en Japón.
Sin embargo, para la certificación de documentos extranjeros con el título de » Affidávit » o palabras que expresan un juramento no solo se requiere certificación de firma sino certificación de juramento.
En cuanto al método de confirmación de la autenticidad de una firma, a menudo se requiere la autenticación de testigos (autenticación en persona) en lugar de la autenticación propia o la autenticación de proxy. Por lo tanto, es importante comprender completamente qué método de autenticación requiere la institución extranjera, que solicita la presentación del certificado, y transmitirlo con precisión al notario público.
P7. ¿Qué debo hacer para asegurarme de que mi documento, que ha sido notariado por un notario público, será aceptado en el destino en el extranjero sin ningún problema?
Para que un documento sea aceptado con éxito en un destino extranjero, la otra parte debe poder verificar fácilmente que el documento ha sido ejecutado de manera auténtica. Se idearon procedimientos de doble y triple autenticación y certificación por parte de las instituciones públicas como medio de confirmación.
Primero, un notario público certifica la firma en el documento, y luego otra institución pública certifica la firma y el sello oficial del certificador. La primera verificación de firma se denomina «certificación notarial», y la segunda verificación por otras instituciones se denomina «legalización».
De esta forma, la protocolización, o notarización, suele ir acompañada de la legalización, pero no siempre se requiere la legalización si no hay objeción de la otra parte, como cuando no hay necesidad de presentarla ante una institución pública del otro país. , hay casos en los que solo la certificación notarial por un notario público es suficiente.
Además, el trámite de certificación oficial (legalización) por una institución pública después de la certificación por un notario público no necesita ser realizado por el firmante del documento privado, y puede ser realizado por un tercero.
P8. ¿Cuál es el flujo de legalización que sigue a la certificación notarial?
Después de la notarización,
- Recibir del jefe de la oficina de asuntos legales (oficina de asuntos legales del distrito) a la que pertenece el notario público una certificación (certificado de sello oficial) de que la atestación adjunta al documento privado ha sido certificada por el notario público.
- Luego, en el Ministerio de Relaciones Exteriores, reciba un certificado que acredite que el sello oficial del director de la Oficina de Asuntos Jurídicos es correcto (también es posible enviarlo por correo).
- Finalmente, reciba una certificación de la embajada (consulado) del país al que se presentará la solicitud (esto se denomina «autenticación consular»).
Este es el orden.
VER NOTA: https://www.koshonin.gr.jp/notary/ow09_2
