Alemania
Archivo seguro de documentos durante 100 años
SEGURIDAD DE LOS DATOS Y PRESERVACIÓN DE LA EVIDENCIA
La disponibilidad, integridad, autenticidad, confidencialidad y transparencia de los documentos electrónicos almacenados en el archivo de documentos electrónicos debe garantizarse durante todo el período de conservación.
La autoridad de archivo de documentos está legalmente obligada a tomar las medidas técnicas y organizativas necesarias:
DISPONIBILIDAD
Disponibilidad. Los documentos electrónicos almacenados en la colección electrónica de documentos pueden ser consultados y leídos por el custodio, es decir, un notario o el colegio de notarios, durante un período de 100 años. Para garantizar la recuperación, el archivo se distribuye a centros de datos que están certificados de acuerdo con estándares de seguridad internacionales reconocidos y para que sean legibles, se almacenan en un formato de archivo a largo plazo recomendado por la Oficina Federal para la Seguridad de la Información. En conjunto, la integridad y la autenticidad forman la base del valor probatorio de los documentos almacenados en el Archivo de Documentos Electrónicos. Si la verificación de integridad de un documento electrónico muestra que el documento no ha sido modificado en el momento de la verificación, se mantiene la integridad. Autenticidad significa que debe quedar claro en todo momento quién emitió un documento. Los documentos almacenados en el registro documental electrónico estarán provistos de firma electrónica cualificada del notario. Esto significa que, incluso después de mucho tiempo, se puede verificar con certeza que los documentos son oficiales y qué notario los creó. Para garantizar que el valor probatorio se mantenga durante todo el período de retención, los documentos se archivan de acuerdo con la Directriz Técnica 03125 (TR-ESOR) de la Oficina Federal de Seguridad de la Información.
CONFIDENCIALIDAD
Para garantizar la confidencialidad de los documentos electrónicos, cada documento individual es encriptado individualmente por el notario antes de almacenarlo en el archivo de documentos electrónicos. Esto asegura que solo el notario o un custodio posterior pueda abrirlos y, si es necesario, ponerlos a disposición de la persona autorizada. La Cámara Federal de Notarios no tiene acceso a los documentos. No habrá llave maestra.
TRANSPARENCIA
La Cámara Federal de Notarios garantizará la transparencia de los documentos almacenados en el archivo de documentos electrónicos, en particular mediante la creación de la lista de documentos y la lista de custodia, que permitirán que se encuentren de forma rápida y permanente en cualquier momento.
VER NOTA: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/elektronisches-urkundenarchiv/die-sichere-archivierung
