Alemania
Notarios del futuro: Digitales, eficientes y cercanos a los ciudadanos
Los notarios se están preparando para el futuro. La notaría moderna ya ofrece a los ciudadanos, por ejemplo, la posibilidad de crear empresas en línea. Con las autoridades, la comunicación se realiza cada vez más de forma digital. Los ciudadanos también se ven aliviados de muchas obligaciones y trámites, ya que el notario, gracias a su moderna infraestructura, se encarga de muchas notificaciones y gestiones. En el futuro, los documentos también podrán ser creados completamente de forma digital y firmados por las partes involucradas en una tableta de firmas.
Legalización electrónica presencial
«El objetivo es que los procesos en la notaría en el futuro se lleven a cabo de manera rápida, digital y sin rupturas de medios, es decir, sin transferir documentos del papel al formato electrónico o viceversa», explica el director ejecutivo de la Cámara Notarial de Baden-Württemberg.
Actualmente, existe un proyecto de ley para la legalización electrónica presencial, que permitirá a las partes firmar en una tableta de firmas en la notaría. Así, se podrá crear directamente un documento electrónico en la mesa de negociaciones A través de una firma electrónica cualificada, el notario garantiza, como hasta ahora, plena autenticidad e integridad. Con la introducción de la legalización electrónica presencial, otros registros, como los juzgados de sucesiones, también podrán crear documentos digitales. Al introducir documentos electrónicos, se eliminan las rupturas de medios en las oficinas notariales, causadas principalmente por el escaneo de documentos en papel para su posterior procesamiento digital.
Crear empresas fácilmente en línea
Desde hace más de dos años, es posible crear empresas de manera sencilla, rápida y legalmente segura en línea. Antes, quien quisiera crear una sociedad de responsabilidad limitada (GmbH) debía visitar personalmente al notario para las legalizaciones y autenticaciones necesarias. Los notarios ahora pueden acompañar la constitución de empresas en línea.
La seguridad y la protección de datos siguen garantizadas. Los notarios ahora también asesoran en línea sobre todos los aspectos de la creación de empresas, como la forma jurídica más adecuada y los derechos y obligaciones relacionados con el proceso de constitución. Sin embargo, para participar en los procedimientos en línea, los ciudadanos deben tener un documento de identidad con función eID y conocer el PIN correspondiente. Lamentablemente, en la práctica, este es un obstáculo frecuente. Por supuesto, la visita personal al notario sigue siendo posible, especialmente en casos complejos.
Las inscripciones en el registro de asociaciones se pueden realizar cómodamente desde casa tras una breve revisión del notario, a través de la aplicación notarial de la Cámara Federal de Notarios.
Recopilación única de datos: «Principio de solo una vez»
Después de que un documento se firme en una notaría, los ciudadanos suelen enfrentarse a diversas obligaciones de solicitud, notificación y comunicación. Esto implica visitas a la oficina de impuestos, a la oficina de comercio, a la cámara de artesanos o a la agencia de empleo. Frecuentemente, los empresarios deben proporcionar la misma información a diferentes organismos mediante formularios extensos, aunque estos datos ya se encuentran en la notaría.
La fórmula mágica: «Principio de solo una vez» o «Una vez en la notaría y todo está hecho».El legislador lo ha reconocido: bastaría una ley de alivio burocrático previendo que los notarios actúen como punto central en la creación de empresas, encargándose de todas las notificaciones, comunicaciones y solicitudes en nombre de los ciudadanos. Sin embargo, la implementación de esta ley aún está pendiente.
Infraestructura digital disponible
La infraestructura digital para conectar las notarías con varias autoridades y organismos ya está en gran parte disponible gracias a un proyecto de la Cámara Federal de Notarios llamado eNoVA (intercambio administrativo notarial electrónico). Este proyecto busca digitalizar aún más la ejecución de transacciones inmobiliarias. Desde marzo de 2024, los notarios cuentan con un software para notificaciones digitales a los comités de evaluación. Se están estableciendo las bases legales para permitir la comunicación digital con otras instituciones, como oficinas de impuestos, tribunales y municipios y el objetivo es una comunicación digital unificada para acelerar la ejecución.
El beneficio para los ciudadanos es que las transacciones puedan completarse mucho más rápido, ya que los documentos pueden enviarse electrónicamente a todas las autoridades pertinentes (oficinas de impuestos, bancos, municipios) de manera segura y sin la necesidad de imprimir, escanear o franqueo.
Aunque las herramientas y métodos de trabajo seguirán evolucionando, el objetivo de la actividad notarial sigue siendo el mismo: ofrecer asesoramiento imparcial y altamente cualificado, que proporcione soluciones duraderas y legalmente seguras.
