Canadá
Seguridad notarial en la era tecnológica
El acto notarial requiere formalidades más estrictas y mayores verificaciones que un simple escrito. Precisamente, la atención a todos los detalles y los numerosos controles a los que se somete aseguran su excepcional seguridad jurídica, incluso a través de las nuevas tecnologías.
Verificación de las partes en el acto notarial a distancia El notario llevará a cabo procedimientos adicionales para cumplir con sus obligaciones y protegerlo mejor. Entre otras cosas, le pedirá que le envíe antes de la reunión, de manera segura, una copia a color de sus documentos de identidad por ambos lados. Podría tomar capturas de pantalla para su carpeta durante la videoconferencia y pedirle que mueva sus documentos de identidad frente a la cámara para verificar características de seguridad, o utilizar un dispositivo de validación de identidad en línea. Se asegurará de que no haya fraude, influencia indebida de terceros y de que su consentimiento sea libre e informado. Para ello, podría preguntarle si está solo en la habitación y pedirle que mueva la cámara para que él pueda verificarlo. Finalmente, se utilizarán múltiples medios de autenticación para firmar el acto notarial.
Intercambio seguro de documentos Cualquier intercambio de documentos que incluya información confidencial debe realizarse a través de un intercambio seguro aprobada por la Cámara de Notarios. Nunca debe utilizar un simple correo electrónico (Gmail, Hotmail, etc.) para la transmisión de documentos o datos sensibles o confidenciales (por ejemplo, imágenes de documentos de identidad, un proyecto de testamento, etc.).
Conservación de sus datos personales El notario debe recopilar datos e información personal sobre el requirente, así como sobre cualquier firmante del acto y tiene la obligación de garantizar la confidencialidad y protección de estos datos.
El uso de herramientas tecnológicas no cambia esta obligación. El notario debe asegurarse de que los software y aplicaciones que utiliza sean seguros, que los datos estén cifrados cuando se transfieren, pero también cuando se almacenan en los servidores.
Consulte las pautas seguidas por su notario para llevar a cabo un acto notarial tecnológico.
