PORTUGAL
Empresas y familias contarán con certificado notarial permanente
Se digitalizarán todos los actos que se realicen ante notarios, pudiendo los usuarios solicitar en línea sus respectivos certificados y obtener un código que eliminará la necesidad de copias.
Las escrituras públicas, testamentos públicos, contratos de préstamo, donaciones, actas de reuniones de órganos de gobierno o cualquier otro documento entregado en notaría para su archivo quedará ahora guardado en un archivo electrónico, base de datos que será administrada por la Orden del Notariado. Posteriormente, siempre que se requiera un certificado, éste también tendrá formato electrónico, pudiendo acceder a través de la entrega de un código que permitirá su consulta permanente por sí mismo o por terceros.
La medida consiste en una ordenanza que está elaborando el Ministerio de Justicia y se basa en una previsión constante desde 2015 en el Estatuto de la Orden del Notariado y que recién ahora ve la luz. Se regulará el expediente electrónico de los documentos redactados por notarios y otros depositados en sus notarías y también su disponibilidad a través de dicho certificado permanente. Será por medios electrónicos que los notarios comenzarán a reportar información al Registro Central.
Básicamente, la idea es que, una vez realizada la solicitud del certificado o la respectiva renovación, se ponga a disposición un código de acceso que permitirá su visualización online. Y el mismo código puede ser entregado por su titular siempre que, bajo cualquier circunstancia, se solicite un certificado. De esta forma, la prueba de los documentos a efectos de registro se realizará mediante consulta electrónica mediante la presentación del código de acceso al certificado permanente.
El presidente de la Orden del Notariado habla de “todo un cambio de paradigma” y «es avanzar hacia la digitalización de los documentos que ahora se archivan en papel».
El certificado tiene una duración mínima de un año.
La disponibilidad del código de acceso al certificado notarial permanente prescinde de la necesidad de exhibir el documento original ante cualquier entidad pública o privada durante su período de vigencia. Esto todavía tendrá que ser determinado por el reglamento de ON, pero la ordenanza establece que nunca puede ser menos de un año. Y después de eso, se puede solicitar una renovación. En cuanto a los costos, según explicó el presidente, no debería haber grandes diferencias con los actuales. La ordenanza establece que por cada certificado o solicitud de renovación, se adeuda el monto correspondiente a los certificados en soporte físico, de acuerdo con la tarifa de los notarios. Sin embargo, «para los ciudadanos eventualmente será más económico, ya que no necesitarán varias copias certificadas de un mismo documento, solo pidan una y luego utilicen el código tantas veces como sea necesario», explica.