PUERTO RICO – COVID 19: efecto en la actividad notarial en América y España – por el Not. Dennis Martínez Colón

PUERTO RICO 

COVID 19: efecto en la actividad notarial en América y España – por el Not. Dennis Martínez Colón

La crisis mundial motivada por el contagio con el virus Covid-19 ha cambiado nuestras vidas, paralizando la actividad económica y afectando todos los aspectos de nuestro diario vivir.

La actividad Notarial se ha visto grandemente afectada. Los gobiernos han puesto en vigor medidas de aislamiento físico y cierre de todas las actividades que no se consideren esenciales.  Las agencias gubernamentales se encuentran cerradas o sus operaciones se encuentran seriamente limitadas por verse obligadas a operar remotamente. Así también, las demás entidades que necesariamente intervienen en las transacciones se encuentran cerradas, incluyendo las oficinas bancarias de financiamiento hipotecario, los tasadores, contables y agrimensores.  Como consecuencia de esto, el servicio Notarial se ha visto seriamente afectado.

Algunos países han determinado que la función notarial es una esencial. En esos casos, se obliga o se permite que los Notarios abran la oficina Notarial al Público, pero simultáneamente los Colegios han emitido directrices de seguridad y salubridad para proteger tanto al público así como al Notario y sus funcionarios. Generalmente incluyen una norma de que se atiendan solamente asuntos de fuerza mayor, emergencias o extrema necesidad. También se establecen horarios limitados de servicio, atención previo cita y separación física de las partes comparecientes. Recibimos información que estos Notarios tienen muy poca actividad. En otros países (la mayoría) se ha dispuesto que la actividad notarial es una no esencial.  Como consecuencia de ello, la oficina Notarial se encuentra cerrada y se ha dispuesto que solo se podría desempeñar una actividad Notarial en casos de fuerza mayor, emergencia o extrema necesidad.

La Escribana Dra. Cristina Armella, Presidenta de la Unión Internacional de Notariado (UINL) se ha expresado a los efectos de que en esta época tan excepcional debe surgir la figura del Notario como una de servicio y que brinda tranquilidad y seguridad jurídica a los ciudadanos.  Insta a que se cumpla con las medidas de salubridad dispuesta por los gobiernos y que cada Notariado promueva con sus respectivas autoridades las autorizaciones correspondientes para que se pueda llevar a cabo una función Notarial en coordinación y cooperación con el plan general de cada país.

A continuación incluyo referencia a las normas vigentes en los países de nuestra América y España:

Puerto Rico:

El gobierno dispuso el cierre de todas las operaciones no esenciales, sin excluir a los Notarios.  Como consecuencia de ello, desde el 14 de marzo de 2020 todas las oficinas Notariales se encuentran cerradas.  El Tribunal supremo de Puerto Rico, ente regulador de la actividad Notarial emitió una Resolución en la que expresamente permite que los Notarios puedan autorizar documentos en casos específicos, siempre y cuando sean de “emergencia” o de “extrema necesidad”.  Pueden otorgarse documentos de directrices adelantadas de tratamiento médico, poderes (tanto generales como “Poderes Duraderos”), testamentos y legitimaciones de firma en documentos relacionados con traslado de menores, y “aquellos que inciden en el bienestar de parte requirente, tales como alimentos, ingresos hogar y servicios de salud”.  Hace recomendación del uso de tecnología cuando dice que el Notario: “podrá usar mecanismos de comunicación remota, incluida la videoconferencia, pero únicamente para gestiones preparatorias atinentes a la autorización de un instrumento público o de una declaración jurada.”

También menciona que podrá coordinar la comparecencia separada de las personas intervinientes, siempre que el otorgamiento no requiera “unidad de acto”.

La final determinación sobre si deba el Notario actuar o no, recae en el criterio del propio Notario, expresando:

“Este Tribunal hace un llamado a la prudencia en el ejercicio de la discreción profesional de cada notario o notaria al proveer sus servicios bajo el criterio de emergencia o extrema necesidad aquí establecido, sin menoscabar la salud y bienestar de las personas con las que intervienen. Así las cosas, al prestar sus servicios, el notario o notaria deberá cumplir con las guías de salud y seguridad emitidas por las autoridades locales y federales.”

La Oficina de Inspección de Notarias del Tribunal Supremo (ODIN)  ha emitido un Memorando en el que abunda sobre la Resolución.  Aclara que también se pueden celebrar matrimonios ante Notario.  También aclara que el otorgamiento tiene que ser presencial, ya que los sistemas de comunicación tecnológica y video-conferencia solo se pueden utilizar para brindar la orientación, compartir documentos y otras etapas preparatorias, pero que no pueden utilizarse para el momento del otorgamiento.

 

España:

La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, en coordinación con el Consejo General del Notariado, dicto el 15 de marzo de 2020 una Instrucción sobre la adopción de medidas que garanticen la adecuada prestación del servicio público notarial.

Expone que el servicio público notarial es un servicio público de interés general cuya prestación ha de quedar garantizada en todo el territorio nacional, por lo que el notario no puede cerrar el despacho notarial al tener carácter de oficina pública. Sin embargo, será obligatorio atender única y exclusivamente aquellas actuaciones de carácter urgente, así como las que determine el Gobierno.

Por ello, y según dicta la Instrucción, el notario se abstendrá de citar a interesados para actuaciones que no revistan carácter de urgencia. En consecuencia, la oficina notarial ofrecerá un teléfono de contacto, así como un correo electrónico para atender esos casos excepcionales. Se intercambian los borradores telemáticamente, solo tendrá acceso el propio interesado/otorgante, previa cita, solo por el tiempo imprescindible, con todos los medios de autoprotección, con las medidas estrictas de separación física recomendado.

 

Argentina:

El Consejo Federal del Notariado Argentino emitió el 25 de marzo de 2020 recomendaciones sobre la actuación notarial durante la vigencia del decreto 297/2020. Expresa que el gobierno ha limitado la circulación en general como medida de aislamiento social preventivo y obligatorio, sin exceptuar la prestación del servicio notarial.

La norma del gobierno dispone que quedan exceptuadas de la restricción aquellas “…personas que deban atender una situación de fuerza mayor”. Indudablemente, “la función de los Notarios muchas veces se relaciona con este tipo de situaciones.

Sin ir más lejos, la autorización de un testamento o de un acto de autoprotección, la designación de tutores, el conferir un poder, la donación de un inmueble, el verificar la presencia de un niño o de un adolescente en la casa de uno de los progenitores de acuerdo con un régimen de visitas, entre otros actos jurídicos en donde se requiere la intervención de un notario, encuadran a nuestro entender dentro de la caracterización de “fuerza mayor”, y, por ende, a nuestro criterio, justificar el apartamiento de la situación de aislamiento dictada y motivar la actividad fedante.”

El CFNA recomienda que los desplazamientos de los Notarios deberán “limitarse al estricto cumplimiento de la función notarial en las situaciones mencionadas. En virtud de las restricciones a la circulación el notario debe desplazarse muñido de su carnet profesional o, en su defecto, de la constancia de su carácter emitida por el colegio respectivo.”

Se deja finalmente al criterio de cada Notario su evaluación de si la circunstancia constituye emergencia suficiente o no. “Se recomienda que el Notario deje constancia, en el documento que autorice, de todas las circunstancias que acrediten su intervención excepcional y aquellas que indiquen que la dilación de su actuación llevaría a la frustración del derecho del requirente.”

 

México:

En México existen Leyes Notariales diferentes en cada uno de los Estados de la República. Como regla general, las oficinas de los Notarios se encuentran
operando, por haber sido consideradas como servicio esencial a la comunidad.

El Colegio de Notarios de la Ciudad de México emitió directriz de 1 de abril de 2020 en la que informa que se considera la actividad Notarial como esencial para permitir actividades fundamentales de tipo “económicas, de asistencia social y auxiliar de la administración de justicia”. Por consiguiente el funcionamiento de las oficinas Notariales debe continuar. Se excusa a aquellos Notarios o sus colaboradores que se encuentren imposibilitados de operar o en riesgos motivados por salud, edad, etc.

En etapa inicial, los servicios Notariales se brindaran mediante comunicación a distancia, ofreciéndose asesoría por medidos remotos como teléfono, videoconferencias, chats (tales como WhatsApp, Twitter, Facebook). Solo cuando se trate de la firma de un instrumento público esta se realizara de manera presencial en la Notaria correspondiente, tomando todas las medidas de seguridad e higiene recomendadas por las autoridades de salud.

 

Bolivia:

Todas las oficinas notariales están cerradas ya que no se ha declarado la función Notarial como una esencial, ni excluida del cierre.

El 25 de marzo de 2020 DIRNOPLU publica a los Notarios el cierre nacional por motivo de la crisis de salud y decreta la paralización de los términos aplicables a la función Notarial. En dos comunicados posteriores aclara que la Dirección del Notariado Plurinacional que las oficinas Notariales están cerradas por la cuarentena pues “se ve técnica y legalmente impedida de disponer el restablecimiento del servicio notarial, por cuanto toda acción u omisión contraria a las normas sanitarias y cuarentena total constituye vulneración a la norma legal y atentado a la salud pública con las consecuencias jurídicas que esto implica.” La DIRNOPLU viene gestionando ante las autoridades que conceda excepcionalidad del servicio Notarial para casos urgentes.

 

Colombia:

El Gobierno expidió el decreto 457 del 2020 en el que se dispone la cuarentena a nivel nacional, en el marco de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del COVIC 19.

Los servicios Notariales han sido consideradlos esenciales, por lo que han sido expresamente excluidos de la paralización.

La Superintendencia de los Registros y el Notariado ha emitido la Instrucción Administrativa No. 4 sobre “Medidas Transitorias de Prevención frente al COVID 19” de fecha 16 de marzo de 2020. En ella se autoriza la operación de las oficinas Notariales en un horario especial de 5 horas por día (no los sábados ni domingos), suspendiendo la huella dactilar y pidiendo estrictas normas de salubridad de las oficinas Notariales.

 

Ecuador:

La práctica Notarial quedo inicialmente prohibida en Ecuador. mediante la Resolución 035-2020 el Consejo dela Judicatura dispuso: “Restablecer parcialmente en la modalidad presencial el servicio notarial en el ámbito nacional, a través de citas previas con la asignación de turnos, respecto a los actos notariales que resultan urgentes e indispensables a fin de reactivar las operaciones del sistema financiero, comercio exterior, producción, asuntos relativos a movilidad humana, trámites en la Cancillería, contratación pública y demás requerimientos de personas naturales y jurídicas.”

Pasa a detallar los siguientes actos y contratos como los únicos que los Notarios atenderán durante la vigencia dela emergencia sanitaria:

  1. Testamentos;
  2. Poderes especiales y generales;
  3. Poderes en licitación de contratos públicos y otros que sirvan para el
    cumplimiento de la emergencia sanitaria;
  4. Posesiones efectivas por el fallecimiento de personas dentro del periodo de emergencia;
  5. Insinuaciones y donaciones de instituciones públicas, privadas y personas naturales cuya finalidad sea contribuir a superar la emergencia sanitaria que atraviesa el país;
  6. Fideicomisos o negocios fiduciarios que tengan por finalidad la constitución de patrimonios autónomos para la administración de recursos monetarios destinados a la emergencia sanitaria;
  7. Reconocimiento de firmas para legalizar el otorgamiento de créditos concedidos por el sistema financiero y la restructuración de los mismos;
  8. Declaraciones juramentadas relacionadas con la emergencia sanitaria que atraviesa el país así como para el ingreso al sector público;
  9. Autorizaciones de salida del país de menores de edad por asuntos humanitarios;
  10. Protocolizaciones de contratos celebrados con el Estado;
  11. Procuraciones judiciales para la representación de causas siempre que los otorgantes no puedan comparecer personalmente;
  12. Constitución de contra garantías para garantizar obligaciones derivadas de pólizas de seguros emitidas para afianzar contratos públicos que tengan relación con la emergencia sanitaria;
  13. Los actos relacionados con los procedimientos de contratación pública;
  14. Constitución de prendas e hipotecas;
  15. Reconocimientos de firma;
  16. Suscripción de contratos de mutuo con reconocimientos de firmas;
  17. Suscripción de contratos relacionados con la actividad que presta el sistema financiero nacional y,
  18. Demás actos y contratos jurídicos que tengan relación directa e indirecta con el Estado de emergencia sanitaria del país, debidamente justificados.

Quedan excusados de la prestación del servicio los Notarios con condiciones de vulnerabilidad de contagio, como edad superior a los 60, estado de gestación y otras condiciones médicas.

Los informes de actividad notarial se prorrogan hasta 10 días posteriores al fin del aislamiento.

 

Paraguay:

El Gobierno Nacional decreto restricciones para controlar la propagación del virus, exceptuándose a personas relacionadas con actividades y servicios considerados imprescindibles. El notariado no fue exceptuado, por lo que las oficinas Notariales han permanecido cerradas.

El Colegio de Escribanos de Paraguay ha solicitado que se permita el desempeño de la actividad Notarial para poder autorizar actos jurídicos imprescindibles o de carácter urgente tales como: “Poderes, Certificaciones de Firmas, Autenticaciones de fotocopias y Actas Notariales, que deben ser formalizados ante escribano público para su presentación por ejemplo: en la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, en el Ministerio de Obras Públicas, en el Ministerio del Trabajo, en el Ministerio de Salud, en el Instituto de Previsión Social, en las Instituciones Bancarias (actas para desembolsos bancarios) y testamentos.” Estos actos son requeridos aun durante la pandemia y “es necesario destacar que no se ha previsto la actuación notarial para dichas situaciones que comúnmente se están presentando.”

El Colegio de Escribanos expresa preocupación ya que la situación económica de los escribanos se ha afectado seriamente. Como auxiliares y esenciales al sistema de justicia, pide al Presidente que se abra una línea especial de créditos a favor de los escribanos con un mecanismo simplificado y a tasas ajustadas por al menos 12 meses para atender esa situación de emergencia.

 

Panamá:

El Gobierno ha promulgado el Decreto Ejecutivo número 507 de 24 de marzo de 2020 en el que decreta el TOQUE DE QUEDA en todo el territorio nacional durante las 24 horas del día.

Solo se exceptúa el personal de cualquier servicio público indispensable. Los Notarios quedaron declarados expresamente como esenciales y por lo tanto, los servicios notariales no han quedado prohibidos.

Se aclara que los servicios exceptuados deben realizarse acatando estrictamente las instrucciones que expida la autoridad sanitaria, manteniendo la distancia física y la cantidad de personas permitidas en cada espacio físico.

Al presente, los Notarios están trabajando con horario especial, generalmente de 8:00 a 12:00, prestando servicios completos.

 

Costa Rica:

El Gobierno ha emitido orden general de cierre de operaciones. No se ha hecho una promulgación de directriz aplicable expresamente a la práctica del Notariado, ni para permitir ni para limitar la actividad. Por ello, el Notario sigue ejerciendo su práctica en las mismas condiciones, siendo la norma general que el Notario viene obligado a brindar el servicio y mantener su oficina abierta. Ha ocurrido una gran disminución del trabajo Notarial.

Como alivio a las obligaciones económicas de los Notarios, se ha prorrogado el pago Fondo de Garantía Notarial correspondiente a los meses de abril, mayo y junio 2020.

La Dirección Nacional del Notariado ha facilitado los servicios de certificaciones, copias de escrituras públicas y otros servicios mediante acceso a su página web, sin tener que acudir a sus oficinas.

 

Guatemala:

El Gobierno ha promulgado el Decreto Gubernativo 5-2020, paralizando todas las actividades que no resulten esenciales.

Las disposiciones gubernamentales no hacen declaración expresa sobre la actividad notarial. Como consecuencia entendemos que queda igualmente restringida la practica Notarial. La norma vigente limita la locomoción ente 4 pm a 4 am, e impide las reuniones de cualquier número de personas, por lo que cualquier actividad Notarial se puede entender como violación a las normas de salubridad. Sin embargo, por esas restricciones se están considerando las alternativas, incluyendo la actividad notarial a distancia – por videoconferencia.

 

Honduras:

Durante el mes de marzo del 2020 el Gobierno decreto un cierre por motivo de prevención de contagio. No se hizo excepción a la práctica Notarial, por lo que las oficinas han estado cerradas desde entonces.

El congreso Nacional está estudiando la forma de activar el sistema bancario para que puedan realizar operaciones crediticias en línea. Se han introducido reformas a la ley de firma digital, incluyendo las actas de asambleas de sociedades mercantiles para que puedan ser realizadas “en línea” y que sean inscribibles en el Registro Mercantil. Esto modifica la Ley vigente, que requiere que las actas sean protocolizadas ante Notario.

República Dominicana:

El gobierno ha prohibido las actividades grupales. No se ha hecho un pronunciamiento especifico en cuanto a la práctica Notarial, por lo que no se ha dispuesto expresamente sobre la naturaleza de “actividad esencial” excluida. La Ley del Notariado 140-15 del 7 de agosto de 2015 es la norma general aplicable a la práctica y la que crea el Colegio Dominicano de Notarios. Cada notario ejerce en la medida que lo requieran y pueda prestar sus servicios. Está cerrado el registro de documentos y solo atienden con cita previa.

 

Notarización Remota:

Como parte de los remedios y alternativas ante la situación de urgencias se ha incrementado el interés por la notarización remota en la que se permitiría que el notario recibiera la firma utilizando medios tecnológicos, incluyendo “firmas electrónicas”, “intercambios de archivos digitales” y “video conferencias”.  Al presente tenemos conocimiento de tres países miembros de la UINL que han promovido este uso de la tecnología: Quebec, Francia y España.  Enfatizamos que las realidades de muchos de nuestros países de América son muy diferentes a la de esos notariados, ya que ellos cuentan con una infraestructura tecnológica robusta, desarrollada durante los pasados 10 años,  que les permite contar con la firma electrónica del Notario y métodos de transmisión y conservación de archivos de datos, todo bajo el control del Notariado. También resaltamos que al momento se contempla la aplicación únicamente para limitadas actuaciones y documentos específicos, y con duración limitada, en Quebec, solo mediante proclama que tiene 10 días de vigencia, renovable, y en Francia, con duración hasta 30 días después de que se declare terminada la crisis de la pandemia. Este tema será objeto de discusión en otro “post”.

 

VER NOTA COMPLETA: http://dennismartinez.net/2020/04/17/covid-19-efecto-en-la-actividad-notarial-en-america-y-espana/