Puerto Rico
Transformación digital en el notariado: Llega a su fin el libro de testimonios
La directora del Colegio Notarial detalla la transición al registro digital.
El libro de testimonios, ese voluminoso texto de cientos de páginas en las que los notarios tenían que religiosamente escribir a puño y letra los datos de sus “affidavits”, pegando calcomanías amarillas de $5 cada una, será cosa del pasado desde este junio.
El notariado puertorriqueño comenzará esta nueva etapa en tres semanas cuando el primero de junio los testimonios o affidavits dejen de registrarse en un libro en papel y se comiencen a registrar directamente en la plataforma en Internet que usan los notarios para otras gestiones, el Sistema Integrado Notarial, conocido como SIGNO Notarial.
“Ahora, …no vamos a tener un libro de testimonios escrito, como el que tenemos ahora”, dijo en entrevista con Microjuris la directora ejecutiva del Colegio Notarial,. \ […] Es un cambio para atemperarnos a la tecnología y a la agilización del proceso”.
Estos avances del derecho, que se han visto antes en otras áreas como el sistema KARIBE del Registro Inmobiliario, implican que ahora los notarios no tendrán que comprar sellos de Asistencia Legal para tramitar un testimonio, ni tener que pasar el doble trabajo de redactar el resumen del testimonio en el libro para luego presentar parte de los datos en la plataforma de SIGNO. Ahora, se paga en SIGNO directamente y se escribe en un solo lugar, en la plataforma de Signo, sin tener que llevar un registro en papel.
Aún no está claro qué pasará con los sellos en papel que los notarios tengan en su poder al 1 de junio, pero debe haber algún método de reembolso. Estos sellos actualmente son de $5 y son ingresos dirigidos a la Sociedad para la Asistencia Legal, la cual seguiría recibiendo el ingreso de $5 que se paguen a través de SIGNO. Asimismo, el notario tiene hasta los primeros 10 días del mes próximo a la redacción del testimonio para notificarlo a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN).
El Colegio Notarial asistirá a los notarios que puedan tener inconvenientes con la nueva tecnología. Ya ha habido otras fases de cambios tecnológicos, como la tramitación de los informes notariales mensuales y anuales.
«Ciertamente va a requerir mucha asistencia a aquel que no maneje la tecnología y para ellos el Colegio está disponible para los notarios que no tengan lo que necesitan para cumplir con esta nueva reglamentación”, afirmó la directora ejecutiva del Colegio Notarial.
Se trata de la tercera fase de Signo Notarial, en la que no solo se digitalizan los testimonios, sino que permitirá a los notarios hacer otras funciones a través de esta plataforma como solicitar el cambio de sede notarial, anunciar cambio de sello, rúbrica o firma, o incluso informar que el notario dejará de ejercer la notaría.
El Poder Judicial anunció los cambios mediante un comunicado de prensa. A través de declaraciones escritas, la jueza presidenta del Tribunal Supremo de Puerto Rico, expresó que «la expansión de SIGNO Notarial permite optimizar la gestión de trámites notariales al reducir cargas administrativas y económicas, así como promover un mayor grado de eficiencia en el ejercicio notarial».
«El notariado puertorriqueño proporciona un servicio esencial para el flujo de la actividad jurídica y económica del país e interviene en asuntos que impactan las vidas de todas las personas. Por ello, continuaremos enfocados en proporcionarles las herramientas adecuadas para que puedan cumplir con sus encomiendas de forma segura, efectiva y oportuna”, agregó la jueza presidenta.
