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Reglamento – transposición dentro del notariado austríaco
Al igual que en la Unión Europea, el Reglamento general de protección de datos, tiene impacto en el notariado austriaco. A nivel nacional, el legislador austríaco ha aclarado ciertos aspectos relacionados con la práctica de la profesión notarial.
Como resultado, podrían obtenerse importantes excepciones a los derechos de las personas afectadas por el reglamento con respecto a las actividades de los notarios que ejercen funciones judiciales como comisionados en el procedimiento de las herencias y en relación con el uso de los registros mantenidos por el Consejo Superior del Notario de Austria (Registro Central de Testamentos, Registro de Órdenes de Caducidad, Registro de Fideicomisos, Registro Central de Mandatos para Personas Vulnerables y Archivos Centralizados de Documentos).
El Consejo Nacional de Notarios de Austria ha tomado muchas medidas en esta área. Por ejemplo, ha proporcionado listas de procesamiento de datos, ha contratado a un oficial de protección de datos y ha puesto a disposición declaraciones de confidencialidad.
Constituciones en línea de SARL con presencia del notario:
Sobre la base de una importante iniciativa del notariado austríaco, el Gobierno Federal se ha fijado como objetivo explícito en su programa gubernamental, el proyecto «Constitucion en línea de SARL con el notario». El objetivo es facilitar y, de este modo, hacer más atractiva la creación de empresas de responsabilidad limitada SARL sin comprometer el nivel particular de protección que ofrece la forma del acto notarial, que sirve tanto para la protección de las partes interesadas como para la seguridad de las transacciones legales. Esto es posible mediante el establecimiento de condiciones legales relacionadas con la legalidad del uso de opciones de comunicación electrónica segura que permitan al notario establecer el acto notarial incluso si una (o más) de las partes no comparecieron ante el notario en persona.
El proyecto de ley, reserva expresamente esta posibilidad particular de crear el acto notarial a distancia en SARL. Esta solución austriaca prevista cumple con los requisitos de»totalmente en línea» de la Comisión Europea y los de la propuesta de la Comisión de una directiva de 25 de abril de 2018 sobre el uso de herramientas y procesos digitales en la ley de empresas (COM (2018) 239 final). En ese procedimiento, el consejo notarial dado a los socios fundadores es esencial. La consulta y la firma digital del acto constitutivo son posibles por videoconferencia en la sala segura de datos. La identificación electrónica de los socios fundadores por parte del notario también está cubierta por la iniciativa legislativa. Se espera que las enmiendas legislativas propuestas entren en vigor en Austria a fines de 2018.
Desregulación y ajuste de la ley.
El Gobierno Federal de Austria persigue el objetivo de la desregulación y el ajuste de la ley federal. El gobierno federal considera que una reducción de la legislación obsoleta que se ha vuelto superflua es la base necesaria para una revisión específica del sistema legal. Un proyecto de ley prevé, por tanto, que todas las disposiciones legislativas comparables a órdenes simples que todavía están en vigor y que fueron promulgadas entre el 1 de enero 1946 y 1 de enero de 2000 queden sin efecto a partir del 31 de diciembre de 2018, a menos que sean enumerados en un apéndice. La ley propuesta cubre un total de aproximadamente 5,000 piezas de legislación, alrededor de 2500 se derogarán. De un total de leyes federales de aproximadamente 1600, más de 600 (40 por ciento), quedarán derogadas, y de los aproximadamente 3.400 órdenes, más de 1800 (55 por ciento).
Registro de beneficiarios reales.
El 15 de septiembre de 2017, se promulgó la ley sobre el registro de beneficiarios reales (Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG)) (Diario Oficial de Austria, BGBl I 136/20179. Se basa en la legislación de la UE, en particular, la Cuarta Directiva sobre blanqueo de capitales. Las entidades legales que se incluirán en el registro de beneficiarios finales incluyen sociedades, sociedades limitadas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades anónimas, cooperativas de compra y cooperativas económicas, empresas europeas, cooperativas, fundaciones privadas, fondos y asociaciones. Además, deben registrarse los «contratos de tipo fiduciario». Sin embargo, las transacciones fiduciarias (por ejemplo, para el tratamiento de ventas y compras de bienes inmuebles) no están cubiertas.
Estas entidades listadas informan sus datos de beneficiarios reales al Registro a través del Portal de Servicios Comerciales Electrónicos (USP). Los beneficiarios finales para declarar son las personas físicas que en última instancia poseen la entidad legal o ejercen el control sobre ella. De acuerdo con esta definición, los beneficiarios finales solo pueden ser personas físicas. Las entidades legales verifican al menos una vez al año si la información en el registro es correcta. Las instituciones financieras y de crédito, así como los abogados y los notarios tienen el derecho de consultarlo. Además, los notarios también pueden tener acceso como representantes de las partes con el fin de asesorar a sus clientes (entidades legales como se menciona) a fin de identificar, verificar y comunicar la identidad de los beneficiarios finales de sus clientes. La consulta del obligado debe realizarse en línea a través del Business Service Portal (USP). Además, el acceso para consultar el registro se otorga a las autoridades públicas a las que pertenecen las cámaras de notarios y los colegios de abogados como parte de su poder de tutela frente a los notarios y abogados. Es importante señalar que los notarios, en el ejercicio de su deber de cuidar a los clientes, no deben confiar exclusivamente en la información del registro sobre los beneficiarios reales de una entidad legal. Por el contrario, deben seguir un enfoque basado en el riesgo para cumplir con sus obligaciones de diligencia debida.
