Alemania
Presencia electrónica en la autorización notarial establece un nuevo hito para la reducción de la burocracia y la digitalización
Con la promulgación del día de hoy de la ley para la introducción de la autorización notarial presencial electrónica, se alcanza un nuevo hito en la digitalización del notariado.
En el futuro, los instrumentos notariales podrán ser otorgados de manera originariamente electrónica también en el procedimiento presencial y firmados electrónicamente por las partes intervinientes, por ejemplo mediante un dispositivo de firma. De este modo, se cierra una brecha central de digitalización en el proceso de autorización y se sientan las bases para procedimientos completamente digitales y sin interrupciones de soporte en el notariado y en la justicia, se da un paso central hacia la digitalización completa de los procedimientos notariales: se eliminan las rupturas de soporte, los procesos se vuelven más eficientes y la carga de trabajo de las notarías y de los tribunales se reduce de manera sostenible.
La digitalización del notariado ya había avanzado notablemente con la introducción de los procedimientos notariales en línea y del archivo electrónico de documentos notariales; con la autorización notarial presencial electrónica se da ahora el siguiente paso consecuente.
Si bien hasta ahora los instrumentos ya se elaboraban en forma electrónica, para su autorización debían imprimirse y ser firmados en papel por todas las partes intervinientes. Posteriormente, estos instrumentos debían escanearse nuevamente para su incorporación al archivo electrónico de documentos notariales. Esta doble ruptura de soporte constituía uno de los mayores puntos de quiebre digitales del procedimiento y estaba asociada a un considerable consumo de tiempo y recursos. Con la nueva ley, esta brecha de digitalización queda ahora cerrada. En adelante, las notarias y los notarios podrán incorporar el instrumento directamente como documento electrónico. A continuación, las partes podrán firmar el acta electrónica en un dispositivo de firma o mediante una firma electrónica cualificada. Para concluir la autorización, los instrumentos otorgados originariamente en forma electrónica serán firmados electrónicamente de manera cualificada por la notaria o el notario, garantizando así, también en el procedimiento digital, el más alto nivel de protección de la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
La Cámara Federal de Notarios pondrá a disposición de las notarias y los notarios una aplicación de firma desarrollada específicamente para la autorización notarial presencial electrónica. El software ya se encuentra completamente finalizado y podría utilizarse de manera inmediata; el inicio de su aplicación depende exclusivamente de la entrada en vigor de la ley. Mediante la atribución de esta tarea a la Cámara Federal de Notarios como corporación de derecho público, se garantiza que se cumplan los elevados requisitos de confidencialidad, integridad y neutralidad. Terceros privados no tienen acceso a los contenidos sensibles de los procedimientos.
La introducción de instrumentos originariamente electrónicos tiene efectos que trascienden ampliamente el ámbito notarial. En particular, los tribunales de sucesiones, como otros órganos autorizantes, reciben por primera vez la posibilidad de otorgar determinados actos, como por ejemplo las renuncias a herencias, de manera completamente digital. Ello reduce las rupturas de soporte, acelera la tramitación y apoya a los tribunales en la profundización de la gestión electrónica de expedientes. De este modo, la ley no solo contribuye a la modernización del procedimiento notarial, sino que también fortalece la digitalización de la justicia.
